檢索工具是指根據檢索語言，将無序列文獻按一定方式系統組織起來，用以報道、存儲和檢索文獻的工具，如專業文摘、圖書目錄、論文題錄、文獻數據庫等。

文獻、檢索語言及文獻條目是構成檢索工具的3個基本要素。其中，文獻是構成檢索工具的主體，檢索語言為文獻的組織方式，文獻條目則是文獻的存在方式，如名稱、作者、時間、機構、文獻出處、簡介等。

① 必須詳細描述文獻的内容特征和外部特征。

所謂文獻的外部特征是指文獻的篇名、著者姓名、文獻出處、機構等。所謂文獻的内部特征是文獻的主題詞、分類号、内容摘要等。

② 描述文獻的記錄（或稱款目）。

每條記錄或款目都必須具有各種檢索标識（描述文獻外部特征和内部特征的專門用于信息檢索的詞或詞組或代碼，如分類号、主題詞、分子式等）。

③ 全部文獻條目按一定順序，科學地組成一個有機的整體。

④ 能夠提供多種檢索途徑。

（1）報道職能

檢索工具可以揭示某一時期某一範圍的科技文獻的發展狀況。通過檢索工具對科技文獻的報道，可以了解學科的曆史、現有技術水平和未來的發展趨勢。

（2）存儲職能

檢索工具能把有關文獻的内容特征和外部特征著錄下來，成為可以識别的一條條文獻記錄，并按一定的次序排列組織起來，以便于查找各類科技文獻信息。

（3）檢索職能

檢索工具能夠提供一定的檢索手段，使人們按照一定的檢索方法，及時、準确地查找出所需文獻信息。

① 根據檢索對象的形式不同，人們将信息檢索分為文獻檢索、數據檢索和事實檢索。

文獻檢索是以文獻為對象的信息檢索，即利用相應的檢索方式與手段，在存儲文獻的檢索工具或文獻數據庫中，查找檢索者在特定的時間和條件下所需文獻的過程。

事實檢索是以文獻中抽取的事項為檢索内容的信息檢索，又稱事項檢索。檢索對象包括事實、概念、思想、知識，也包括一些數據信息，但要針對查詢需求，由檢索系統進行分析、推理後再輸出最終結果。例如，檢索中國共産黨十一屆三中全會何時召開，形成什麼決議。

數據檢索是以數值或圖表形式表示的數據為檢索對象的信息檢索，即檢索工具或檢索系統中存儲的大量數據，包括物質的各種參數、電話号碼、統計數據等數字數據，還包括圖表、圖譜、分子式、物質的各種特性等非數字數據。例如，2010年我國GDP為多少，較上年的增長率為多少，人均GDP為多少？2010年我國高等院校有多少所，在校學生有多少人？

② 根據檢索方式的不同，人們還常将它分為手工檢索和計算機檢索。

手工檢索主要是用人工來處理和查找所需信息的檢索過程。它主要是依靠印刷型的二次文獻，如文摘、目錄等手工檢索工具。

計算機檢索主要是利用計算機和一定的通信設備查找所需的信息，如早期的計算機光盤檢索、聯機檢索及現在人們廣泛使用的網絡檢索等。

由于檢索工具的著錄特征、報道範圍、載體形式和檢索手段等特征的不同，檢索工具根據不同的劃分标準，可以分為不同的類型。下面介紹最常見的分類方式—按著錄信息特征的方式。

① 目錄（Catalog）。

目錄以單獨出版物為報道單位（按“本”報導文獻），揭示外表特征的檢索工具。目錄是圖書、期刊或其他出版物外部特征的揭示和報道，它不涉及書中的具體文章，一般隻記錄外部特征，如書名（刊名）、著者、出版項和載體形态等。因此，目錄的著錄項目為：書名、刊名、著者或編者、出版項、頁數等。

目錄的種類主要有篇名目錄、著者目錄、分類目錄和主題目錄等。我們常見的目錄有：國家書目（如我國的《全國新書目》、《全國總書目》）、出版發行目錄、館藏目錄、聯合目錄及專題文獻目錄和引用出版物目錄等。

② 題錄（Title）。

題錄是以單篇文獻作為報道單位（按“篇”報道文獻），揭示文獻外表特征的檢索工具。題錄報道信息的深度比目錄大，信息檢索的功能比目錄強，是用來查找最新文獻的重要工具。它與目錄的主要區别是著錄的對象不同。目錄著錄的對象是單獨出版物，題錄的著錄對象是單篇文獻。

題錄報道周期較短，收錄範圍廣，著錄較為簡單。著錄項目通常有文獻号（題錄号）、文獻篇名、作者及工作單位、原文出處（包括刊名、出版年、卷号、期次、起止頁碼）等，但沒有内容摘要。

③ 文摘（Abstract）。

文摘型檢索工具是将大量分散的文獻，選擇重要的部分，以簡練的形式做成摘要，并按一定的方法組織排列起來的檢索工具。它以單篇文獻作為報道單位，揭示外表特征和内容特征。讀者通過閱讀文摘内容就可以很快地掌握文獻的基本内容，從而決定文獻的取舍，起到篩選文獻的作用。因此，文摘是存儲和檢索文獻的主要工具，是檢索工具的主體，是二次文獻的核心。國際上著名的《工程索引》和《科學文摘》等就是典型的此類檢索工具。

文摘的著錄項目是在題錄基礎上增加了内容摘要項。因此，文摘的檢索功能較之題錄要強一些。每條文摘款目都是由題錄和文摘正文兩部分組成。

④ 索引（Index）。

索引型檢索工具是根據一定的需要，把特定範圍内的某些重要文獻中的有關款目或知識單元，如書名、刊名、人名、地名、語詞等，按照一定的方法編排，并指明出處，為用戶提供文獻線索的一種檢索工具。索引的類型是多種多樣的，在檢索工具中，常用的索引類型有：分類索引、主題索引、關鍵詞索引、著者索引等。

⑤ 參考工具書（Reference）。

參考工具書是分析和著錄大量具體常用的科學數據與事實，以備查找各種常用工具書的總稱。這類工具書包括字典、詞典、百科全書、年鑒、手冊、指南、名錄等。

⑥ 搜索引擎。

搜索引擎是以網頁為著錄單元，在Web中自動搜索信息并将其自動索引的Web服務器。索引信息包括文檔的地址，每個文檔中單字出現的頻率、位置等。網絡搜索引擎很多，如比較著名的英文搜索引擎Yahoo!、AltaVista、Google、Infoseek、Lycos、Gopher等；中文的搜索引擎如搜狐、網易、新浪等。具體内容參見本書第6章。

摘自《信息檢索》

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