導讀

導讀

有人說，人的一生差不多有三分之一要浪費在睡覺上，也有人說，人的一生差不多有三分之一的時間要浪費在找東西上。同樣，我們使用電腦時，也會浪費大量的時間在找文件上，其根本原因在于文件管理的混亂，你的人生有一萬種可能，不要浪費時間在找東西上。

一、文件管理三步曲

電腦的文件管理，其實和真實生活裡的文件管理是一樣的。

是電腦的操作模拟了真實生活中的各種行為規範。就好比電腦的桌面其實等同于辦公桌的桌面，電腦裡的數據文件也等同于生活裡的實物文件（比如文件、照片、磁帶、影碟等），電腦的文件夾也等同于文件櫃。如果你能清楚地記得文件的存放位置，你也就能夠很快的找到并取出文件。

比如我們把文件直接放在辦公桌桌面（電腦桌面），這樣文件就觸手可得，但在文件越來越多的時候，你就需要把文件放到抽屜和櫃子裡（電腦文件夾）。為了記住文件的存放位置，你寫了一個物品清單（電腦搜索）來标記它們的存放位置。也就是說，文件管理的目的既是為了存放文件，也是為了輔助記憶，讓文件存放有“迹”可循。

文件管理需要給大腦的記憶提供依據，文件管理的方法也就要順着記憶的原理來實行。記憶被普遍認為由三個階段組成：編碼、存儲和檢索，也稱為“記憶三步曲”。

(1). 編碼：把事物的形狀、聲音、意義分别編成形碼、聲碼、意碼這一過程就叫做編碼，也叫做讀取。(2). 存儲：通過編碼的刺激，大腦的神經元之間會建立聯結，聯結得越緊密就會形成定式，定式的形成就是信息的存儲。(3). 檢索：檢索是通過一定的條件觸發，讓大腦去檢索存儲在大腦裡的信息。

根據記憶的三步曲，同理，我們可以推導出文件管理的三步曲：命名、分類和搜索。需要明确一點的是，搜索這一步驟的結果很大程度上取決于前面的兩個步驟（命名和分類），盡管搜索軟件可以讓搜索更加方便。

二、文件命名

哲學家說“人是萬物的尺度”，說的是世界的樣子是我們每個人認為的那個樣子。

也就是說，一個東西如果我們不知道，那它對于我們來說就是不存在的。這話放在文件管理上，那就是“文件名是電腦的尺度”。未經命名的文件是沒有意義的，對于你來是不存在的，就像沒有被人類命名的天體就是未知，不存在的。離開命名談文件管理都是耍流氓。

比如像 0A0EC4B3BB、385243b5d4.doc、4565461895.jpg 這樣的文件存放在電腦裡，對你而言都是沒有意義的，因為你沒辦法把它轉化為大腦能懂的編碼。給文件命名就是給文件編碼的過程，把你能懂的語言符号來對文件命名，比如中文，英文，特定的數字等。

命名規範：

(1). 唯一：盡可能地做到文件名的完全不一樣，也就是命名就要盡可能的詳細些。(2). 統一：建立屬于自己的統一命名規則。

比如使用「人 物 序列 描述」的命名方法。如果使用了特殊符号、下劃線、日期，也要确保是統一的，比如日期連寫我習慣用 2018-01-22，分割用中劃線，日期用0來補位顯示兩位數。具體來說：

人：文件所屬人。物：不可或缺，文件的核心名稱。序列：可以是日期、版本、編号。描述：對文件名稱的附加描述。

除了“物”不可或缺外，其他項目的加入都是為了保證文件名稱的唯一性，可以根據實際情況添加，并可以調整它們位置排列。

比如軟件命名

比如書籍命名

不同場景和不同需求，文件命名的方法可以不一樣。

比如我們在網絡上下載了一張圖片，用常規的方法很難命名，同時也無法把你第一次遇到這張圖片時的感覺記錄下來，最好的方法還是使用文件本身已經命名好的名稱。又比如接收了别處發來的文檔，你也可以時保留源文件名，這樣方便于協同工作。

圖片描述

三、文件分類

1、 文件分類的原則

首先要做的是對文件進行評估，并删除沒有用的文件。否則你的文件整理可能永遠無法結束，你覺得價值不大的文件，你就應該大膽地删除它。可删除的文件包括：重複的文件、失效過時的文件、可留可不留的文件、網上能輕易下載到的文件、貌似感覺似乎有點用的文件。

接下來就是對文件進行分類了，我們對文件進行分類的目的，是為了讓文件的結構更加符合我們大腦的思維邏輯，而思維邏輯無外乎「歸納和演繹」兩種方式。歸納是從個别到一般，演繹則是從一般到個别。我們人類的認知活動，總是先接觸到個别事物，而後推及一般，又從一般推及到個别，如此循環往複，使認知不斷深化。

歸納和演繹的思維用在文件分類上的話，大緻就是将某些相似的文件放在一起，确定它們的共同分類，然後放進文件夾，又或者是确定一個文件夾分類後，将從屬于這個分類的文件放入這個文件夾下。

文件分類的原則

文件分類的基本原則：

MECE原則（Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive / 相互獨立、完全窮盡）。要做到「既不重複，也不遺漏」，分類就要使用同一個維度進行分類。

比如，我們對衣服進行分類，分類可以按季節分為春秋款，夏季款和冬季款，按場合可以分為工作服、休閑服、運動服和禮服，按身體部位可以分為上衣、褲子、鞋和配飾。隻要使用一個維度進行分類，都能做到不重複、不遺漏，很MECE。但如果你把衣服分為春秋服、休閑服和上衣時，那麼分類既會有重複，也有遺漏的部分，不MECE。

我在2019年文件夾分類方法

上圖是我在2017年文件分類方法，雖然有25個分類之多，但其實是不夠MECE的。我現在也已經改用新的分類方法了，目前還不怎麼完美，以後我會在《知識管理》的文章中再做介紹。文件分類的其他原則：

(1). 文件夾層次不要超過3層，最好的情況就是是父子孫3層。(2). 越是常用的文件夾，權重應該越高，文件夾的目錄層級就應該上調。(3). 為文件夾加入編号，如果可以，還可以給文件夾自定義一個文件夾圖标。（文末附下載）(4). 對于那些不能及時整理、不知道如何分類的文件，我們就新建一個 @Inbox 文件夾。

2、文件分類的輔工具

對文件進行命名和分類，系統自帶的資源管理器就能實現，但效率不高，甚至可以說很低，使用起來需要做很多重複無意義的操作，我們需要更好的替代品。這其中最負盛名的當屬 Total Commander，同類軟件裡的楷模，擁趸者甚衆。但在多次的嘗試使用後，我還是選擇了放棄使用。

界面簡陋不說，操作邏輯也反直覺， 這對一個已經習慣了 Windows 操作邏輯的人來說會大呼難受。一番試用對比後，我最終選擇了 Directory Opus，它能完成 Total Commander 的大部分功能，操作邏輯也與 Windows 相似，不用怎麼學習就能上手使用，很難得的做到了強大且易用。

Directory Opus

Directory Opus 值得說道的功能：

(1). 雙面闆多标簽：按 F6 同時打開雙面闆多個标簽頁窗口，對于文件管理來說非常方便。

(2). 快捷查看：按 F7 呼出“快速查看窗口”，無需打開即可查看文件，F8 呼出“文件夾樹”，F9 呼出“元數據查看窗口”。

(3). 方便的快捷鍵：快捷鍵方便且支持自定義，記住一些常快捷鍵非常有必要，比如Ctrl 1複制，Ctrl 2剪切，Ctrl 3重命名。

(4). 多功能集成：軟件集成了很多實用功能，省去安裝諸多的小軟件，比如批量重命名、批量移動、文件查重等。

文件搜索

四、文件搜索

試想一下，古代在沒有軟件的情況下，人們是如何從海量的藏書中找出指定書籍的呢？首先肯定是人工收錄，然後按規範分類，最後編寫成一本檢索目錄，通過檢索目錄就能快速地找到。到了數字化時代，電腦會自動生成“檢索目錄”，并且實時動态更新。

借助搜索工具的輔助，我們還可以讓文件檢索變得更加智能和順手，從無盡的打開/關閉對話窗口中脫離出來。多年的經驗總結，我的文件搜索方案是：資源管理器插件 QTTabBar 文件定位工具欄 Listary

1，資源管理器插件 QTTabBar

QTTabBar 最主要功能是多标簽浏覽，用來文件操作和文件管理都非常方便，有了它，系統自帶的資源管理器就像重獲新生了一樣。除了多标簽功能外，這些功能也非常值得說道：

(1). 标簽群組：就像是浏覽器的書簽文件夾，可以設定常用文件夾列表，需要時一鍵打開它們。(2). 關閉記錄：就像是浏覽器的曆史記錄，讓你方便打開或查看最近關閉的文件和文件夾。(3). 标簽鎖定：可以鎖定某個标簽，防止被取代或者關閉，還有窗口置頂功能。(4). 快捷預覽：鼠标移動到文件或者文件夾上時，會顯示文件是預覽圖以及文件夾内容預覽。

QTTabBar

2，文件定位工具欄 Listary

Listary 是一款極其強大的文件資源管理器增強工具，它可以幫助你快速定位文件、執行智能命令、記錄訪問曆史、快速切換目錄、收藏常用項目等。可以肯定，在使用它後，你就再也離不開它了。

Listary 的三種搜索場景：

(1). 快捷鍵。連續按兩次 Ctrl 鍵或者使用快捷鍵 Ctrl Q 就會開啟全局搜索模式。(2). 資源管理器。在任意資源管理器中直接輸入關鍵字就會開啟匹配搜索模式，匹配無結果就會開啟全局搜索模式。(3). 打開/保存對話窗口。在任意軟件的打開/保存對話窗口，對話窗口下面會顯示全局搜索模式的對話框。

Listary 值得一說的特性：

(1). 搜索不區分大小寫，關鍵詞的順序不影響搜索結果，支持模糊搜索。(2). 支持漢語拼音首字母搜索，比如“wyyyy”可以匹配”網易雲音樂“，但不支持完整的拼音。(3). 在資源管理器界面，雙擊左鍵和點擊鼠标滾輪鍵都可以顯示 Listary 的菜單。(4). 選中搜索後的結果，按鍵盤上的方向鍵 → 會直接顯示右鍵菜單，包括“打開所在文件夾”等功能。(5). 顯示打開/保存對話窗口，用資源管理器打開某一文件夾，這時的對話窗口路徑就變成了你剛剛打開的文件夾。(6). 顯示打開/保存對話窗口，按快捷鍵 Ctrl G 也可以把對話窗口的路徑定位到最後打開的文件夾。(7). 強大的過濾功能。在特定的關鍵詞後加上符号 “ : ” 就可以使用特定的過濾功能。默認過濾器有 folder、file、doc、pic、audio、video，但我嫌關鍵詞太長，我把他們分别改成了fd、f、d、p、a、v。

(8). 支持工程項目。如果将“E:\RunningCheese\”添加進工程列表，并給它設置一個關鍵字"rc"，那麼在任意地方輸入“rc”就可以打開這個文件夾，輸入"rc panda"就可以搜索這個文件夾下叫 "panda" 的文件。

(9). 關鍵字搜索。「Web」可以指定特定的搜索引擎來搜索。「目錄」可以指定關鍵詞來打開特定的文件夾。「命令」可以用關鍵詞來啟動一些命令，比如 cmd 和 cmda 。而「自定義」是體現 Listary 強大的地方，它可以設定關鍵詞，并以一定的參數運行程序。

比如 Listary 有個不足的地方就是不支持正則表達式，無法使用通配符搜索，另一款搜索軟件 Everything 正好彌補了這一點。我們可以通過設定關鍵字來調用 Everything 搜索，在搜索參數中輸入 -search "{query}" 就可以調用 Everything 進能通配符搜索。

比如我們搜索 e chrome | cheese .7z

3，文件搜索工具的配合使用

别看文章中提到了很多軟件，實際上真正用到的軟件就是 Directory Opus 一個。

QTTabBar 可以算是資源管理器的插件，Listary 本質上也是資源管理器的一個工具欄，與系統無縫集成，就像是寫進了系統的功能一樣，Everything 算是對 Listary 的補充，用于通配符搜索。隻有 Directory Opus 是獨立的程序，有單獨的窗口。

不用 Directory Opus 完全替代系統自帶的資源管理器的原因，是如論怎樣也免不了要用到自帶資源管理器的時候，所以我大多數時候都是用安裝了 QTTabBar 插件的資源管理器，再加上 Listary 定位工具欄，已經滿足大部分的日常搜索需求。隻有在需要大量操作和集中整理文件時才用 Directory Opus，因為它真的更加方便高效。

結尾

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