按照公文文種分類，公文大約有20種之多。由于方方面面的原因，幾種常用公文容易混淆，甚至由此造成工作混亂。下面，筆者就幾種常用公文文種的區别發表個人淺見，以期為“筆杆子”或“準筆杆子”提供借鑒。

一、請示與報告

“請示”和“報告”是行政機關公文使用頻率較高的文種，都是上行文。實際工作中，有的将“請示”用“報告”的文種呈送上級機關，請求上級機關批複（答複）。這樣不僅會鬧出文種混淆的笑話，而且容易贻誤工作。因此，在撰寫“請示”和“報告”時，要特别注意二者之間的區别。

一是功能作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準；“報告”是向上級機關彙報工作，反映情況，提出意見和建議，答複上級訊問，報送文件、物品等。

二是内容實質不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之後才能實施的事項；“報告”是本單位職責範圍内比較重大的工作或向上級機關建議，須上級機關知道的事項。

三是公文容量不同。“請示”應一文一事；“報告”可多事一報，但不得夾帶請示的事項。

二、請示與函

“函”是不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答複問題，請求批準和答複審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函。“函”在公文往來中使用比較廣泛，其主要作用有兩個方面：一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答複工作；二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項，不能用“請示”或“報告”，應使用“請求批準函”。

在公文撰寫中，容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”，在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”，是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區别，主要有：

一是類型不同。“請示”是上行文；“請求批準函”是平行文。

二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級；“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

三是内容範圍不同。“請示”是請求批準、指示；“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關；“請求批準函”應互相尊重。

五是辦複方式不同。“請示”的事項由上級機關批複下級機關；“請求批準函”的有關批準事項由受文單位複函（審批函）。

三、報告與總結

報告與總結的主要區别之一就是行文方向不同。“報告”是上行文，其主要作用是向上級機關彙報工作，反映情況，答複上級機關的詢問等。“總結”是下行文，但在實際工作中，部分單位将工作總結直接呈送上級機關，如“某某單位某某年工作總結”等，這樣的标題是不對的，它混淆了行文方向。其實，向上級機關彙報工作，隻能使用“報告 ”文種。主送上級機關（可多頭主送），抄送有關機關。如将上述公文标題改為“某某單位關于某某年某某工作情況的報告”，這樣就比較規範了。

四、意見與建議

“意見”與“建議”在實際工作中混用的現象比較突出。“意見”是對重要的問題提出見解和處理辦法的公文文種。可用于上行文、平行文和下行文。作為上行文，應按請示性公文的程序和要求辦理；作為平行文，提出的意見供受文單位參考執行，不帶有強制性；作為下行文，對貫徹執行有明确要求的，下級機關應遵照執行，無明确要求的，下級機關可參照執行。作為下行文的“意見”。在實際工作中，部分拟稿人往往将“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”作為公文文種行文，如：“某某單位某某年某某工作打算”或“工作安排”、“工作計劃”等，都是欠妥的。“工作打算”、“工作安排”和“工作計劃”不是公文文種。可直接使用下行文的意見文種，規範的标題應為“某某單位關于某某年某某工作的意見”。

綜上所述，抓住以上幾種常用公文的異同點，就可以有效避免混用、亂用，保證公文的草拟和運轉有序進行。

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