公文易錯标點? 公文版記标識中常見病誤例析 嶽海翔，現在小編就來說說關于公文易錯标點?下面内容希望能幫助到你，我們來一起看看吧!

公文易錯标點

公文版記标識中常見病誤例析

嶽海翔

版記是一篇公文不可缺少的重要組成部分，如果将一篇完整的公文視為一個人的話，版頭相當于一個人的“頭”，主體相當于一個人的“身”，版記相當于一個人的“腳”，足見其重要性。在公文處理實踐中，我們發現有不少機關單位對于版記部分并不重視，在标識方面存在許多問題，直接影響了公文的完整性、規範性和嚴肅性。歸結起來，主要表現在如下幾個方面：

一、分隔線的使用不合規範

根據2012版《黨政機關公文格式》（GB/T9704—2012）國家标準的規定，版記中的各要素與印發機關和印發日期之間加一條分隔線隔開。之所以如此，一是為了顯示各要素之間的區别，二是如此設計顯得美觀。需要特别注意的是，第一個要素之上和最後一個要素之下也有一條分隔線，并且這兩條一頭一尾的分隔線與中間分隔線的粗細是有區别的，其中兩頭分隔線的高度為0.35ｍｍ，中間分隔線的高度為0.25ｍｍ。但在實踐中，很多單位制發的文件卻并未作這樣的區分，而是一律采用了0.25ｍｍ的高度，有欠規範，應當予以糾正。

二、版記的構成要素贅餘

按照2012版國标的規定，公文的版記部分隻有抄送機關及印發機關和印發日期兩個構成要素（特殊情況下主送機關移至版記部分的除外）組成，其中抄送機關在上，印發機關和印發日期在下。實踐中有的單位在拟制版記時卻憑空在印發機關和印發日期之下另起一行靠右使用圓括号标示印刷分數即“（共印60份）”。這樣的标示是多餘的，也應引起充分的重視。

三、字體字号及回行時的字體排列不合規範

構成一篇公文的版頭、主體和版記三個部分所使用的字體字号是不同的，2012版國家标準中有明确規定。其中版記部分各組成要素即抄送機關及印發機關和印發日期應當使用4号仿宋體字，而且如果抄送機關名稱過多需要回行時，應當與上一行抄送機關的首字對齊。實踐中，有相當多的機關所拟制的公文，版記部分與正文部分一樣使用了3号仿宋體字，回行時頂格的情況也較為多見，這些均系與國家标準的規定相抵觸的，顯屬不當。

四、版記的位置不當，特别是對于帶有附件的公文，更顯混亂

公文的版記應當置于公文的什麼位置？這在實踐中頗為随意。根據2012版公文格式國家标準的規定，版記必須置于公文的最後一頁，版記的最後一個要素置于最後一行，也就是說版記一定要放在公文的最後，即公文的最後一頁的最下面。實踐中絕大多數公文特别是印發、批轉和轉發的公文以及帶有附件的公文，往往将版記置于被附文件的後面，這是表現相當突出的一個問題。正确的做法是，無論是被轉文件抑或公文的附件有多長，都必須将版記置于最後一頁。而且尤其應當注意的是版記一定要在偶數頁上。假設公文内容很短，即使首頁可以放得下版記内容，由于公文是雙面印刷，版記也必須移至第二頁上，即使第二頁除了版記沒有其它任何内容。此外，公文的篇幅如果在一個折頁（即有四面）以上，這時公文的頁數一般應是4的倍數，此時版記也一定要放在最後一面，而不管前面的空白頁有多少（一般不會超過3頁），在此種情況下，需要注意空白頁和版記頁都不标注頁碼。這是實踐中最容易出現的錯訛之處，公文的頁碼隻标注在正文結束的那一頁。也有的雖然将版記放置最後一頁，但卻随意提高版記的位置（意在縮小空白），也都是不合規範的。

五、抄送機關的名稱排列和标點的使用不夠規範

抄送機關是版記部分的第一個要素，應當使用機關全稱、規範化簡稱或者同類型機關的統稱。要注意抄送機關的排列要遵循一定的規則。正确的做法是，首先是上級機關在前，其次為同級機關，再次為下級機關。如果是涉及的方面較多，應當按照黨、政府（地方黨委政府在前、部門和廳局在後）、軍、群的順序排列。對于抄送機關，如果不止一個，需要注意标點符号的用法，即同一系統内同級機關之間用頓号分隔，不同系統機關之間用逗号分隔，在最後一個抄送機關名稱之後标注句号，表示結束的意思。實踐中有許多公文對于抄送機關名稱的排列比較混亂，特别是同一系統層次之間問題就更為突出，應當予以足夠的重視。

六、印發機關和印發日期的标識不合規範

印發機關和印發日期是版記部分的不可或缺的要素，按照規範要求是位于抄送機關（用分隔線隔開）之下一行，其中印發機關居左空一字，印發日期居右空一字。需要注意的是，這裡的印發機關應當是公文的印制部門，一般是機關或單位的辦公部門，而不是整個機關名稱，但實踐中不少公文卻寫的是整個機關名稱；印發日期要用阿拉伯數字完整載明年、月、日，一定要注意後面加“印發”二字。這在實踐中也十分容易被人們忽視。

七、遺漏版記

這也是經常發生的一個問題。有些公文特别是采用複體行文方式的公文，主體部分結束之後卻看不見版記，顯得很不嚴肅；還有一種情況就是帶有附件的公文且系被轉發的文件，被轉發的文件帶有版記，轉發機關則往往省略，這也是不合規範的。需要注意的是，盡管被轉發文件已經帶有版記，但是轉發文件仍然不能省略，亦即仍然需要标注自己的版記。這在實踐中也往往容易被人忽視。

（作者系中國寫作學會副會長，中國寫作學會公文寫作專業委員會常務副會長兼秘書長，中國公文學研究所所長、研究員）

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