朋友最近升職了，本該是件高興的事，但與他聚會時，他卻長長歎氣，原來竟是他的新職位要求他定期将團隊的進展整理成幻燈片，并向他的領導展示。他對于怎麼制作此類工作簡報一籌莫展，常常加班到深夜，可做出來的PPT仍然經常被他的領導數落，結構混亂，沒有主次，讓人根本看不下來。

制作PPT在現代化的公司中已經成為一個常态，在一些技術型公司，不僅是管理層需要做PPT，一般的職員也需要通過幻燈片的講解來完成自己的工作彙報，可以說制作PPT已經成為現代職場的必備技術，常常出現在應聘要求中。仔細觀察自己的身邊，那些簡報做得好、講得好的人，是不是更受老闆青睐，升職也更快？

那麼，我們如何快速地制作一個合格的PPT呢？

在開始下手制作PPT之前，必須先問自己以下兩個問題：

我的這份報告的聽衆是哪些人？

他們關注的是什麼信息？

我們做報告的目的是給聽衆提供他們關注的信息，通過分析聽衆和他們的關注點，我們才能确定PPT的主題是什麼，怎麼吸引聽衆的注意，以怎樣的方式提供他們感興趣的内容。

比如，我們面對技術型領導時，就應該直入主題，并且以詳實的數據來支撐自己的論點；而我們在面對管理型領導時，則應該從宏觀來把控這個整個PPT的格調，不要太過注重細節，除非是那些非常重要、或者你想強調的一兩個細節；如果領導是個急性子的話，你就要先抛出結論，再來細細說明自己感興趣的部分。

在分析完聽衆之後，我們已經想清楚了這個簡報的主題是什麼，那麼後面該往這份簡報中填入什麼素材呢？這時，就可以用到金字塔原理來構造這個PPT的框架。金字塔原理的主要思想是，先總結一個核心觀點，然後分三個方面說明這個核心觀點，依次往下邏輯遞進。要注意的是，每個平行層級的觀點必須相互獨立。

舉個例子，你制作月度工作彙總時，你的核心觀點就是，希望老闆能夠認可你的工作内容，并給予你适當的資源支持。然後分三個方向說明，這三個方向可以是你取得的成績，下個月你的工作計劃以及預期會遇到的困難，希望你的領導提供什麼幫助，在簡報的最後，再簡單回顧一下報告的内容。

如此一來，你的老闆能夠快速了解你正在進行的工作，已經達到的工作目的，你有什麼樣的規劃，以及你對規劃中遇到的困難的适當思考。

有了主題和内容後，内容的呈現方式同樣重要。内容的呈現方式主要指的就是整個幻燈片的風格、每頁幻燈片中的文字圖片排版以及動畫順序等。

首先需要确保每一頁的風格相同，這樣才能從形式上留住觀衆。最快的方式是應用幻燈片母版。如果你的公司有統一的母版，那麼直接應用就好了，如果沒有，那麼你也可以到網上找一些免費的、符合自己公司形象的母版使用，但最好在其中加上公司logo。

幻燈片呈現的最好方式應該是圖文并茂，以圖片的形式展現你的數據，用精煉的文字提出的觀點或疑問，每一頁隻講一件事。每頁的圖片講述的内容一定要與文字有關聯，或遞進或總結。文字部分可以将關鍵詞加粗以及替換醒目的顔色，但色調一定要與整個幻燈片的色調一緻，可以用取色器将母版中的深色調部分提取出來，作為關鍵詞的主色。

如果考慮到演講過程中的效果，那麼還需要适當的動畫來提醒觀衆你正在講的内容。但是，需要注意，動畫一定要恰當使用，過多的動畫效果反而會分散觀衆的注意力。

除了以上的方法之外，你還可以參考那些你認為特别吸引你的幻燈片，到底好在哪裡，借鑒其長處并應用到自己的PPT中。但是，幻燈片的主要目的，還是為了向觀衆傳達一個思想，這個思想或者是他們想知道的，或者是你想讓他們留下印象的，因此最重要的還是在開始制作之前明确自己想表達的内容，這樣在制作的過程中才不會迷失方向，讓整個幻燈片結構松散，沒有中心思想。

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